隨著PLM系統(tǒng)的深入應(yīng)用,項(xiàng)目管理功能越來(lái)越受到企業(yè)的重視。然而,如何上線好、推廣好、使用好項(xiàng)目管理系統(tǒng),面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合作者近幾年來(lái)項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),分析總結(jié)了影響項(xiàng)目管理系統(tǒng)成功的因素,并根據(jù)這些分析,提出了相應(yīng)的實(shí)施建議,供讀者參考。
本文所說(shuō)的“項(xiàng)目管理”,不是指PLM系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的“項(xiàng)目管理”,而是指系統(tǒng)的“項(xiàng)目管理功能”,幫助企業(yè)管理產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中的人員和過(guò)程的系統(tǒng)能力。
在筆者以往實(shí)施的PLM項(xiàng)目中,尤其是初上PLM系統(tǒng)的項(xiàng)目,往往聚焦在“數(shù)據(jù)管理”功能。項(xiàng)目管理往往在數(shù)據(jù)管理之后再考慮。但在最近幾年實(shí)施的PLM系統(tǒng)項(xiàng)目,“數(shù)據(jù)管理+項(xiàng)目管理”幾乎成了標(biāo)配。仔細(xì)分析一下,可能有以下幾個(gè)原因:
(1)PLM市場(chǎng)的成熟。以往實(shí)施的PLM項(xiàng)目,處于PLM導(dǎo)入期。如何管理好數(shù)據(jù)本身,已經(jīng)是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。因此對(duì)于項(xiàng)目過(guò)程的管理,即使需求迫切,也不會(huì)馬上提上日程。但經(jīng)過(guò)近二十年的熏陶,數(shù)據(jù)管理已經(jīng)比較成熟,加上市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力增大,企業(yè)對(duì)于設(shè)計(jì)結(jié)果的“數(shù)據(jù)”,和設(shè)計(jì)過(guò)程的“項(xiàng)目”,都希望能管理起來(lái),因此項(xiàng)目管理實(shí)施越來(lái)越多;
(2)項(xiàng)目管理的普及。現(xiàn)在項(xiàng)目管理越來(lái)越普及。這一點(diǎn),從每年參加PMP考試的人數(shù)就可以看出。采用“項(xiàng)目”的方式開(kāi)發(fā)產(chǎn)品已經(jīng)成為普遍做法,因此對(duì)于“項(xiàng)目管理”的管理,已經(jīng)成為企業(yè)不得不面對(duì)的問(wèn)題;
(3)內(nèi)部管理的壓力。隨著競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大,企業(yè)每年要并行很多個(gè)項(xiàng)目。每年上百個(gè)項(xiàng)目同步開(kāi)發(fā)很常見(jiàn),并且根據(jù)市場(chǎng)的要求,中間還會(huì)增加臨時(shí)項(xiàng)目或緊急項(xiàng)目。企業(yè)是否有充足的資源并行開(kāi)發(fā)這么多項(xiàng)目?資源是否已經(jīng)充分利用?是管理層和領(lǐng)導(dǎo)層都關(guān)注的問(wèn)題。獲取和分析資源的利用情況,往往也是企業(yè)迫切想上項(xiàng)目管理的原因之一。
以上是本人分析的項(xiàng)目管理越來(lái)越普遍的原因,也應(yīng)該是企業(yè)想上項(xiàng)目管理的原始動(dòng)力。不管最終原因是什么,上好項(xiàng)目管理系統(tǒng),利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)管好項(xiàng)目,成為每個(gè)上項(xiàng)目管理系統(tǒng)的企業(yè)的“初心”。然而,在實(shí)際實(shí)施和推廣的過(guò)程中,卻往往有伴隨著很多挑戰(zhàn)和困難。
影響PLM項(xiàng)目管理成功的因素
實(shí)施和推廣項(xiàng)目管理的難度,往往比數(shù)據(jù)管理大。這倒不是因?yàn)轫?xiàng)目管理本身很復(fù)雜,而是項(xiàng)目管理中涉及到很多“人”的因素。相比于數(shù)據(jù)管理所管理的“物”(數(shù)據(jù)),項(xiàng)目管理所管理的更多的是“人”。對(duì)于“人”的管理,光靠系統(tǒng)是不行的。對(duì)于項(xiàng)目管理系統(tǒng)成功推廣的概率,我總結(jié)為以下公式:
項(xiàng)目管理成功概率=項(xiàng)目管理制度完善度 x 系統(tǒng)功能支撐度 / 變革阻力
項(xiàng)目管理制度完善度:企業(yè)項(xiàng)目管理制度本身的完善情況及執(zhí)行情況。這里所說(shuō)的完善度,不僅僅是有一份《項(xiàng)目管理規(guī)章制度》,而是在切實(shí)執(zhí)行,并且在企業(yè)內(nèi)部得到普遍認(rèn)可的“完善的”制度。制度越完善,項(xiàng)目管理成功的概率越大。
系統(tǒng)功能支撐度:項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能的完整性和符合性。企業(yè)的項(xiàng)目管理,往往都有一些通用的部分,和一些個(gè)性的部分。項(xiàng)目管理系統(tǒng)必須對(duì)通用的部分提供“最佳實(shí)踐”,對(duì)個(gè)性的部分,提供可定制的能力。系統(tǒng)功能支撐度越高,項(xiàng)目管理成功的概率越大。
變革阻力:推行項(xiàng)目管理,往往需要做一些改變,包括工作的習(xí)慣,考核的辦法,可以算得上是一個(gè)小的“變革”。如果企業(yè)沒(méi)有變革的基因,就會(huì)在各方面遇到阻力,最終導(dǎo)致制度和系統(tǒng)難以推廣。因此,克服內(nèi)部變革阻力,也是項(xiàng)目管理實(shí)施面臨的重大挑戰(zhàn)。變革阻力越大,項(xiàng)目管理成功的概率越小。
以下,我將從這三個(gè)方面,根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析。
項(xiàng)目管理制度的完善
完善的項(xiàng)目管理制度可以說(shuō)是項(xiàng)目管理的首要因素。關(guān)于項(xiàng)目管理制度,幾乎每個(gè)公司都有一份制度文件,內(nèi)容往往相似但又不盡相同。我認(rèn)為,一份完善項(xiàng)目管理的制度,必須包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
管理決策:在項(xiàng)目成立和執(zhí)行過(guò)程中,面臨著很多決策點(diǎn)。如項(xiàng)目立項(xiàng)的決策,項(xiàng)目執(zhí)行中的管理評(píng)審,項(xiàng)目變更的決策,等。這些決策過(guò)程必須有明確的規(guī)定,并且對(duì)決策人或團(tuán)隊(duì)充分授權(quán)。如果決策定義不清晰,項(xiàng)目就會(huì)面臨推諉扯皮的現(xiàn)象,執(zhí)行人無(wú)所適從。所以,項(xiàng)目管理制度中,必須要有對(duì)項(xiàng)目管理決策點(diǎn)的明確規(guī)定。
流程規(guī)范:企業(yè)可將產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程按照過(guò)程不同歸為不同的項(xiàng)目類型,如全新產(chǎn)品開(kāi)發(fā),變型產(chǎn)品開(kāi)發(fā),課題研究項(xiàng)目等。對(duì)于同一類型的項(xiàng)目,可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn),整理為標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程,包括項(xiàng)目階段,參與角色,角色人物,等,從而形成標(biāo)準(zhǔn)的WBS。這樣可以做到分工明確,任務(wù)清晰,方便整個(gè)過(guò)程的管理。因此,規(guī)章制度中,必須要明確項(xiàng)目分類,并對(duì)每類項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程進(jìn)行定義。
組織能力:項(xiàng)目管理歸根到底是“人”的事情。每個(gè)項(xiàng)目成員如何分工?職責(zé)是什么?權(quán)力如何分配?直接關(guān)系到任務(wù)能不能分下去,干下來(lái)。因此,人員職責(zé)的定義,能力的要求,是管理規(guī)范中必須定義的內(nèi)容。這一部分,甚至高于“流程規(guī)范”。
績(jī)效指標(biāo):如何評(píng)價(jià)項(xiàng)目,如何考核成員,往往是項(xiàng)目成員的原始動(dòng)力。項(xiàng)目績(jī)效指標(biāo)需要在定義指標(biāo)的同時(shí),定義如何最終測(cè)量指標(biāo)達(dá)成率,以及考核辦法。然而,因?yàn)闇y(cè)量方法不好定義,或最終利益不好分配,很多管理規(guī)范中避諱談績(jī)效考核這一塊,這也造成了項(xiàng)目過(guò)程中成員動(dòng)力不足,推行困難。所以,完善的項(xiàng)目管理制度,必須包含項(xiàng)目績(jī)效指標(biāo)的定義,測(cè)量方法和考核辦法。
企業(yè)在實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)之前,首先要審視一下本企業(yè)的項(xiàng)目管理制度。如果以上方面有缺失,建議先完善項(xiàng)目管理制度,并貫穿實(shí)施一段時(shí)間,觀察效果,持續(xù)改進(jìn),直到制度能夠完全貫徹執(zhí)行。如果管理制度不夠完善,或貫徹不下去,想通過(guò)系統(tǒng)來(lái)代替制度,無(wú)異于緣木求魚(yú)。
PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能的實(shí)施
項(xiàng)目管理系統(tǒng)屬于工具層面,在規(guī)則制度得到貫徹的前提下,借助有效的項(xiàng)目管理系統(tǒng),可以很好的記錄和匯總項(xiàng)目執(zhí)行中的數(shù)據(jù),方便項(xiàng)目過(guò)程的記錄和追蹤。并且,好的項(xiàng)目管理系統(tǒng),還能實(shí)現(xiàn)一定程度的自動(dòng)化工作,對(duì)于管理層和領(lǐng)導(dǎo)層監(jiān)視項(xiàng)目執(zhí)行情況,帶來(lái)很大便利。
一般而言,PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)會(huì)提供以下功能模塊:
3.1 計(jì)劃和進(jìn)度管理
按照PMP的理論,“計(jì)劃”包含九個(gè)領(lǐng)域的計(jì)劃。但在實(shí)際執(zhí)行中,計(jì)劃往往等同于“進(jìn)度計(jì)劃”。對(duì)“進(jìn)度計(jì)劃”的管理,也就是我們項(xiàng)目經(jīng)理常說(shuō)的“計(jì)劃管理”。現(xiàn)在的項(xiàng)目管理系統(tǒng),計(jì)劃管理也常指進(jìn)度計(jì)劃,是系統(tǒng)的核心功能。以下是某系統(tǒng)“計(jì)劃和進(jìn)度”管理的核心過(guò)程。
圖2 某系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度管理的過(guò)程
“計(jì)劃和進(jìn)度管理”的核心是WBS。通過(guò)WBS,系統(tǒng)可以將人員、活動(dòng)、交付物,以及報(bào)表聯(lián)系起來(lái)。實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的在線制定、任務(wù)的自動(dòng)分發(fā)、任務(wù)進(jìn)度的收集,以及報(bào)表的自動(dòng)生成。這一部分,與“項(xiàng)目管理規(guī)章制度”緊密配合,能夠達(dá)到比較理想的效果。
3.2 交付物管理
這部分是“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理”和“項(xiàng)目過(guò)程管理”的最佳結(jié)合點(diǎn),也是很多企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理系統(tǒng)選型時(shí)需要考慮的點(diǎn)。任務(wù)交付物與項(xiàng)目任務(wù)關(guān)聯(lián),甚至交付物完成驅(qū)動(dòng)任務(wù)完工,是一個(gè)很自然的邏輯。如果項(xiàng)目管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)為同一個(gè)系統(tǒng)的兩個(gè)模塊,則這兩部分一般會(huì)很自然的結(jié)合。但如果項(xiàng)目管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是兩個(gè)分開(kāi)的系統(tǒng),則面臨著系統(tǒng)的集成,對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。
3.3 預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用管理
項(xiàng)目預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用的管理,是很多項(xiàng)目經(jīng)理和財(cái)務(wù)關(guān)注的問(wèn)題。這一部分功能,往往很難在一個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。原因很簡(jiǎn)單:實(shí)際費(fèi)用往往來(lái)源于ERP或財(cái)務(wù)系統(tǒng),不太可能在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中記錄。因此,對(duì)于預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用的管理,往往是在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理,然后與ERP或財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成,定期獲取實(shí)際費(fèi)用信息,與預(yù)算值進(jìn)行對(duì)比分析。
3.4 項(xiàng)目報(bào)表
項(xiàng)目報(bào)表是領(lǐng)導(dǎo)層和管理層最關(guān)注的功能。因此,有針對(duì)性的項(xiàng)目報(bào)表往往會(huì)極大提升系統(tǒng)的價(jià)值。然而不幸的是,項(xiàng)目報(bào)表的變化性很大,不同人可能關(guān)注不同的數(shù)據(jù),因此,想窮盡所有的報(bào)表類型,往往不可能,并且代價(jià)太大。對(duì)于這種情況,建議分角色精選報(bào)表。針對(duì)不同角色,系統(tǒng)定義幾個(gè)其最關(guān)注的報(bào)表。其它類型報(bào)表,可以從系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù),自行分析。幾類角色的典型報(bào)表包括:
公司領(lǐng)導(dǎo):整個(gè)公司所有項(xiàng)目的分類展示、狀態(tài)展示、異常項(xiàng)目的分布情況;
部門(mén)領(lǐng)導(dǎo):本部門(mén)參與項(xiàng)目的情況,部門(mén)員工項(xiàng)目參與情況;
項(xiàng)目經(jīng)理:所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)度,項(xiàng)目任務(wù)狀態(tài)和進(jìn)度;
員工:參與項(xiàng)目情況,所負(fù)責(zé)任務(wù)清單及狀態(tài)。
以上是建議的幾類報(bào)表,也可以根據(jù)公司實(shí)際情況定義一些特殊報(bào)表。但要記住,不要試圖通過(guò)系統(tǒng)得到所有的報(bào)表。
3.5 項(xiàng)目問(wèn)題管理,風(fēng)險(xiǎn)管理
項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般會(huì)提供項(xiàng)目問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)管理。這部分功能主要需要考慮清楚項(xiàng)目問(wèn)題和產(chǎn)品問(wèn)題的區(qū)分。在產(chǎn)品數(shù)據(jù)的變更管理中,一般也會(huì)提供“問(wèn)題管理”。這里主要指“產(chǎn)品問(wèn)題”,產(chǎn)品問(wèn)題觸發(fā)變更請(qǐng)求,變更請(qǐng)求引起數(shù)據(jù)變更。這兩個(gè)有重合的部分。我們一般可以定義:產(chǎn)品相關(guān)的問(wèn)題,通過(guò)數(shù)據(jù)管理模塊處理。項(xiàng)目管理相關(guān)的問(wèn)題(會(huì)引發(fā)項(xiàng)目范圍,周期,預(yù)算等變更的問(wèn)題),通過(guò)項(xiàng)目管理的問(wèn)題管理模塊進(jìn)行管理。
領(lǐng)導(dǎo)層:領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)持支持態(tài)度。實(shí)際上,實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)往往是領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)的。因此,領(lǐng)導(dǎo)層往往是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的支持方。并且,領(lǐng)導(dǎo)層擁有決策權(quán),對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)有很多推動(dòng)力。但領(lǐng)導(dǎo)層也面臨著來(lái)自廣大員工的壓力。
部門(mén)經(jīng)理:部門(mén)經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)一般持反對(duì)看法。因?yàn)轫?xiàng)目管理系統(tǒng)會(huì)一定程度上削弱部門(mén)經(jīng)理對(duì)部門(mén)員工的權(quán)力。如果執(zhí)行“項(xiàng)目制”或“強(qiáng)平衡矩陣”,則意味著項(xiàng)目經(jīng)理可以直接為部門(mén)員工分配任務(wù)。對(duì)部門(mén)經(jīng)理而言,項(xiàng)目管理系統(tǒng)若不能給他帶來(lái)部門(mén)管理方面的價(jià)值,他們多半會(huì)反對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)。
項(xiàng)目經(jīng)理:項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)比較矛盾。一方面,他們希望借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)分發(fā)和跟進(jìn)任務(wù),避免以往靠他們“嗓門(mén)大,關(guān)系好”的方式推項(xiàng)目。但另一方面,項(xiàng)目管理系統(tǒng)依賴細(xì)致準(zhǔn)確的項(xiàng)目計(jì)劃,則又對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出了挑戰(zhàn)。所以,項(xiàng)目經(jīng)理們對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的需求,是希望系統(tǒng)能簡(jiǎn)化項(xiàng)目計(jì)劃的過(guò)程,但又能借助系統(tǒng)跟進(jìn)任務(wù)和收集信息,可謂“愛(ài)恨交織”。但總體而言,偏向于支持。
項(xiàng)目成員:廣大員工是項(xiàng)目管理系統(tǒng)的直接使用者,也是有力的反對(duì)方。因?yàn)閷?duì)于員工,項(xiàng)目管理系統(tǒng)并不能直接為其帶來(lái)價(jià)值,反而需要他們反饋工時(shí)、交付物、填寫(xiě)進(jìn)度,增加“額外工作”。因此他們基本都是反對(duì)的。并且人數(shù)眾多,是項(xiàng)目管理推進(jìn)的主要阻力。
基于上述的分析,建議在項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中,采用“滿足領(lǐng)導(dǎo)層,爭(zhēng)取中間層,方便基層”的策略。
對(duì)于管理層,要滿足其通過(guò)系統(tǒng)了解公司項(xiàng)目執(zhí)行情況,資源使用情況的需求。通過(guò)系統(tǒng)報(bào)表功能,及時(shí)、準(zhǔn)確地為管理層提供項(xiàng)目信息。
對(duì)于部門(mén)經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理,需要充分了解其對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的需求,為其提供管理價(jià)值。同時(shí)也要簡(jiǎn)化他們的操作,減少來(lái)自他們的阻力。
對(duì)于廣大的項(xiàng)目成員,實(shí)施的主要工作是盡量簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作復(fù)雜度,讓其在項(xiàng)目數(shù)據(jù)反饋上面所花的時(shí)間降到最低,減少他們的抵觸情緒。
當(dāng)然,以上都是在系統(tǒng)層面的努力。我們還需要在管理方面予以配合,尤其在推廣初期,需要借助統(tǒng)計(jì)、通報(bào),甚至一定的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施,保證系統(tǒng)一開(kāi)始能推動(dòng)起來(lái)。
總之,項(xiàng)目管理系統(tǒng)是隨著PLM數(shù)據(jù)管理的成熟,項(xiàng)目管理方法的普及,以及企業(yè)內(nèi)部管理的壓力共同作用的結(jié)果。按照我們實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施的成功率,是由“項(xiàng)目管理制度完善度”、“系統(tǒng)功能支撐度”和“變革阻力”共同決定的,并不能通過(guò)單獨(dú)改善某一個(gè)因素達(dá)到理想的實(shí)施效果。企業(yè)在實(shí)施PLM項(xiàng)目管理前,先要審視本身項(xiàng)目管理制度的完善性;在PLM項(xiàng)目管理系統(tǒng)選型中,要審視系統(tǒng)功能的匹配性。